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O apostilamento é uma forma especial de autenticação que atesta e garante a procedência de um documento público nacional para ser aceito e válido no exterior, nos termos da Convenção da Apostila da Haia. Consiste numa anotação feita à margem de um documento ou ao final de uma carta, por exemplo. A Apostila é definida como um certificado emitido nos termos da Convenção da Apostila que autentica a origem de um Documento Público.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila da Haia no Brasil, que entrou em vigor em agosto de 2016. O tratado, assinado no segundo semestre de 2015 pelo Brasil, tem o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os 112 países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil.

A Convenção aplica-se aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários.

São considerados como atos públicos:

- Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;

- Documentos administrativos;

- Atos notariais;

- Declarações oficiais tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.

A Convenção não se aplica a:

- Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;

- Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.

 A única formalidade que pode ser exigida para atestar a veracidade da assinatura, a qualidade e a autenticidade será o selo ou carimbo dado pela autoridade competente do país donde o documento é originário. Esta formalidade não pode ser exigida caso as leis, os regulamentos, os costumes que vigorem no país onde se celebrou o ato afaste, simplifique ou dispense o ato da legalização.

Clique aqui para saber quais são as autoridades competentes no Brasil.

Perguntas e respostas (Extraído de www.cnj.jus.br):

Necessito de uma Apostila sempre que precisar apresentar um documento no exterior?

Não necessariamente. Alguns países possuem tratados com o Brasil que dispensam o ato de legalização diplomática ou consular. Nesses casos, também é dispensado o apostilamento. É sempre recomendado consultar a representação do país onde o documento produzirá efeitos quanto à necessidade de emissão de Apostila ou outros procedimentos.

Posso apostilar documentos nacionais no exterior?

Não. Os documentos nacionais devem ser apostilados no Brasil.

Cartórios de fora das capitais podem emitir a Apostila? De que forma?

De acordo com o §1º do artigo 6º da Resolução CNJ 228/2016, o exercício da competência para emissão de Apostilas pressupõe autorização específica individualizada da Corregedoria Nacional de Justiça.

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Órgãos públicos em geral podem cadastrar-se no sistema da Apostila do CNJ?

Não. O uso do sistema é restrito às autoridades competentes para o apostilamento.

Não há autoridades apostilantes na minha cidade, é possível solicitar a Apostila por correio?

Dependerá de cada cartório. No entanto, entendemos ser mais seguro o envio do documento a uma pessoa de sua confiança, para que esta proceda ao apostilamento (uma vez que este pode ser solicitado diretamente pelo portador do documento).

Como ficarão os trâmites de regularização, validação e/ou comprovação de equivalência de estudos realizados no exterior, que hoje são feitos pelas Secretarias de Estado de Educação?

Os diplomas/certificados emitidos no exterior deverão ser apostilados também no exterior, em órgão ou repartição designado pelo Estado em que foi emitido. Seu trâmite no Brasil, contudo, não sofrerá alterações com a entrada em vigor da Apostila. Apenas o processo de legalização desses documentos, no exterior, é que deixará de existir: bastará a emissão da apostila para que possam produzir efeitos no Brasil. Lembramos, contudo, que, em território nacional, as autoridades aptas a receber tais documentos podem exigir eventuais procedimentos adicionais, como a tradução juramentada do documento, por exemplo.

Após apostilar o documento, devo encaminhá-lo ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil?

Não. A Apostila substitui todo o processo de legalização que incluía a participação do Ministério das Relações Exteriores. O referido Ministério só continuará participando do processo de legalização de documentos a serem apresentados em países não participantes da Convenção da Haia.

A Apostila extingue a necessidade de legalização de documentos?

Sim. Mas apenas entre os países parte da Convenção.

As traduções de documentos brasileiros deverão ser, obrigatoriamente, juramentadas?

Depende da exigência do país em que o documento será apresentado. Cada país pode possuir procedimentos distintos. Por esse motivo, é importante contatar a representação do país de destino dos documentos a serem apostilados.

Além da Apostila, necessito de outros documentos para apresentar um documento brasileiro no exterior? Tradução juramentada, por exemplo?

Depende. Para saber se o seu documento exige um tipo de procedimento específico, ou se necessita da apresentação de documentos adjacentes, como a tradução juramentada, é importante consultar diretamente um representante oficial do país em que o documento será representado (embaixada ou consulados). Cada país pode determinar a adoção de outros procedimentos – além da aposição da Apostila - ou, por outro lado, dispensar qualquer requerimento de legalização. Por esse motivo, é importante sempre entrar em contato com representante do país destinatário.

Quanto custa a Apostila e quais as formas de pagamento cabíveis?

Nos termos do artigo 18 da Resolução CNJ 228/2016, “Os emolumentos corresponderão, para cada apostila emitida, ao custo de Procuração Sem Valor Declarado, segundo os valores vigentes em cada Estado da Federação”. A forma de pagamento é de responsabilidade, exclusivamente, de cada cartório prestador do serviço.

A emissão da Apostila vai diminuir o tempo de espera para quem solicita a cidadania estrangeira no Brasil?

Não. A Apostila simplifica sobremaneira o processo de legalização dos documentos necessários à solicitação de cidadania estrangeira. Todavia, em nada influencia na análise da solicitação da cidadania, cujos trâmites cabem, exclusivamente, ao governo estrangeiro.

Desejo solicitar cidadania estrangeira. Qual o novo trâmite com a entrada em vigor da Apostila?

O solicitante da cidadania deverá contatar a representação estrangeira do país de onde requer a nacionalidade, de modo a obter orientações acerca dos procedimentos necessários. Apenas aquele país terá competência para determinar os documentos necessários a essa solicitação, ou demandar eventuais procedimentos complementares à emissão da Apostila. Uma vez de posse dos documentos exigidos pelo país (apenas aqueles emitidos no Brasil), o solicitante da cidadania poderá requerer a Apostila em qualquer cartório de capital e seu documento estará apto a produzir efeitos em qualquer dos países parte da Convenção.

Possuo uma certidão, emitida por órgão público e na qual não consta assinatura. Esse documento pode ser apostilado?

Nos casos em que houver documento púbico assinado apenas digitalmente, pode haver a emissão da apostila desde que seja possível, ao notário, reconhecer a autenticidade do referido documento. Nesse caso, a emissão da Apostila se dará com base no reconhecimento realizado pelo notário.

Preciso apostilar um documento que foi emitido em UF diferente da que resido. Qualquer cartório pode realizar esse apostilamento? Ou necessito recorrer ao cartório do meu estado de origem?

O apostilamento é como um reconhecimento de firma. Dessa forma, só estará apto a emitir a apostila o cartório que possuir a firma reconhecida, selo ou carimbo do emissor do documento. Todavia, já existem sistemas integrado que permitem que uma mesma firma seja reconhecida em qualquer um dos cartórios integrantes desses sistemas. Sugerimos que entre em contato com o cartório em que pretende apostilar seu documento, para informações quanto ao tema.

Sou tradutor juramentado. Devo abrir firma em cartório para que documento elaborado por mim possa receber uma Apostila?

Sim.

A tradução deve ser feita antes ou depois do apostilamento?

Via de regra, traduz-se, primeiramente, o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).

No caso das traduções, é necessário emitir uma Apostila para a tradução e outra para o documento original? Ou basta um apostilamento?

Devem ser realizados dois apostilamentos: do documento original e da tradução, uma vez que são documentos independentes.

Lembramos que é sempre prudente solicitar informações junto à representação do país onde o documento será apresentado quanto à necessidade de apresentação de tradução simples ou juramentada junto ao documento original, ou, ainda, quanto à aceitação de tradução realizada por tradutor brasileiro (alguns países podem exigir que a tradução seja realizada por nacional de seu país).

Possuo vários documentos. Necessito de várias Apostilas?

Sim. Cada documento exige seu próprio apostilamento. Contudo, em alguns países, uma série de documentos emitidos por uma mesma autoridade pode receber uma única Apostila. As exceções poderão ser analisadas pelo Cartório ou Tabelionato.

Moro fora do Brasil e preciso apostilar um documento brasileiro. Os consulados e embaixadas brasileiras prestarão também o serviço de apostilamento? Ou posso encaminhar o documento via postal para o apostilamento no Brasil?

Não. Nesses casos, a sugestão é que o documento seja encaminhado a algum parente ou responsável, no Brasil, que poderá proceder ao apostilamento em seu nome, uma vez que o portador do documento é pessoa apta a solicitar o serviço.

Possuo um documento estrangeiro que precisa ser reconhecido no Brasil. Como devo proceder?

As autoridades apostilantes brasileiras apenas emitem a apostila para documentos emitidos em território nacional. O apostilamento de documento estrangeiro deve ser realizado no país que o emitiu. Sugerimos que entre em contato com a embaixada ou consulados do país emissor do documento.

Possuo um documento estrangeiro que já passou por um processo de legalização. Este documento deixará de ter validade no Brasil? Sim. De acordo com o artigo 20 da Resolução, “serão aceitos, até 14 de fevereiro de 2017, os documentos estrangeiros legalizados anteriormente a 14 de agosto de 2016, por Embaixadas e Repartições Consulares brasileiras em países partes da Convenção da Apostila”. Após esta data, documentos emitidos por países partes da Convenção da Apostila somente poderão ser utilizados no Brasil se devidamente apostilados.

Estou no Brasil e possuo um documento estrangeiro que não passou pelo processo de legalização no exterior. É possível realizar o apostilamento desse documento, a partir de 14 de agosto de 2016, no Brasil? Em território brasileiro, só podem ser apostilados documentos produzidos no Brasil, que serão apresentados no exterior. No caso de documentos internacionais, estes deverão ser apostilados no seu respectivo país de emissão. Para maiores informações, contate a embaixada ou representação consular do Estado em referência, pois alguns países disponibilizam o serviço de apostilamento no Brasil. Cumpre ressaltar que os documentos já apostilados, mesmo que anteriormente à entrada em vigor da Convenção no Brasil, poderão produzir efeitos em território nacional.

Preciso apresentar um documento estrangeiro no Brasil. Meu documento precisa de tradução juramentada para o português?

Sim. Ver questão anterior.

Documentos estrangeiros apostilados, traduzidos (para o português) por tradutores oficiais desses países terão validade no Brasil? Ou apenas aqueles traduzidos por tradutores brasileiros?

No Brasil, documentos estrangeiros, mesmo apostilados, só estão aptos a produzir efeitos com a respectiva tradução juramentada. Esta, por sua vez, só pode ser realizada no Brasil. A matéria está regulamentada pelo Art. 192 do Código de Processo Civil, Art. 236 do Código de Processo Penal, Decreto 13.609/1943 e ainda no Artigo 216-C do Regimento Interno do Superior Tribunal de Justiça.

Caso o destinatário do documento (no exterior) deseje verificar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, o que devo sugerir?

A Apostila emitida no Brasil carrega um código (QRcode) que possibilita o acesso a todas as informações referentes ao documento apostilado, por meio do uso de um smartphone ou tablet. Há ainda a possibilidade de verificação da apostila por código alfanumérico, diretamente no site do CNJ, por meio do qual é possível, também, visualizar o próprio documento que foi apostilado.

A que se referem os “procedimentos específicos” previstos no §2º do art. 2º da Resolução CNJ 228/2016?

De acordo com o dispositivo supra, “Conforme a natureza do documento, poderão ser exigidos procedimentos específicos prévios à aposição da apostila”. A previsão refere-se a eventual necessidade de autenticação ou reconhecimento prévio ao apostilamento, determinada por órgão ou instituição brasileira. Uma agência reguladora, por exemplo, que entenda que, pela sensibilidade de um tema, os documentos precisem ser por ela autenticados antes de receber uma Apostila. Tal prática é bastante comum em outros países. Outra possibilidade é a exigência de tradução de documentos escritos em língua estrangeira para que sejam apostilados pelos cartórios.

A Apostila tem prazo de validade?

Não. A Apostila não “vence”, mas também não influi na validade dos documentos apostilados. Por exemplo, se sua certidão possui prazo de validade, a emissão da Apostila não a prolongará.

A que documentos a Apostila não se aplica?

A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares.

Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostilapublicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado (vide parágrafos 146 a 152).

Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).

A que tipo de documento se aplica a Apostila?

Somente podem ser apostilados documentos públicos ou aqueles de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente.

O artigo 1º da Convenção estabelece serem documentos públicos:a) Os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;b) Os documentos administrativos;c) Os atos notariais;d) As declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura. Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento.

Há um prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?

Não. O procedimento é realizado imediatamente no cartório ou tabelionato, de modo similar ao reconhecimento de firma ou a outros atos de expediente notariais.

Que tipo de cartório emitirá as Apostilas? Posso levar qualquer tipo de documento a qualquer tipo de cartório?

Não há proibição de que um cartório apostile documentos que seriam, em tese, atribuição de outra serventia. Um Registro de Imóveis pode, por exemplo, apostilar uma certidão de casamento. Todavia, é pouco provável que este cartório possua registro das assinaturas que necessitariam, nesse caso, ser reconhecidas. Diante disso, é sempre recomendável consultar, previamente, o cartório em que deseja apostilar o documento, para verificar a possibilidade.

Quem pode emitir uma Apostila? É necessário ir a Brasília para receber o apostilamento?

Não. As Apostilas são emitidas pelas chamadas “autoridades competentes”. No Brasil, ficou estabelecido, nos termos da Resolução CNJ n. 228/2016, que são autoridades competentes para emitir a Apostila, (i) as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário e (ii) os titulares de cartórios extrajudiciais, no limite de suas atribuições.

Desse modo, para ter um documento apostilado você deve entrar em contato com um cartório ou tabelionato da capital mais próxima, de acordo com o tipo de documento que deseja apostilar.

O documento apostilado precisa ser original?

Não. Cópias autenticadas também podem ser apostiladas.

Como funciona, na prática, o apostilamento? Como devo proceder, tanto para apostilar quanto para reconhecer um documento apostilado no exterior?

Para que um documento receba o certificado da Apostila, basta levá-lo a um dos cartórios ou tabelionatos de qualquer capital brasileira. O apostilamento abrange uma via física e outra eletrônica. A primeira será emitida junto ao documento, a ele colada ou apensada. A segunda fica registrada em sistema próprio e será utilizada tanto para o controle das autoridades brasileiras quanto para a consulta de autoridades estrangeiras sobre as Apostilas emitidas no Brasil.

Ademais, os interessados estrangeiros poderão consultar a autenticidade da Apostila emitida no Brasil, por meio de um código (QR Code), inserido na própria Apostila física.

Já os documentos estrangeiros, uma vez apostilados no exterior, também estarão aptos a produzir efeitos no Brasil, junto às autoridades, órgãos e instituições interessadas. Não haverá mais envolvimento do Ministério das Relações Exteriores – ou de suas representações no exterior – no processo. Importante ressaltar que eventuais formalidades, no Brasil, podem ser exigidas, como a tradução para o português. A autoridade competente para apostilamento, no exterior, varia de país a país. Sugerimos que consulte a embaixada ou consulados do país emissor do documento, ou a lista de autoridades competentes da Convenção da Apostila.

Quando a Apostila entrará em vigor no Brasil? O que muda?

Em 14 de agosto de 2016. A partir desta data, a legalização de documentos produzidos em território nacional, com o objetivo de produzir efeitos em outro país parte da Convenção da Apostila, será feita, exclusivamente, por meio da aposição da Apostila.

Também a partir desta data será possível apresentar, no Brasil, documentos apostilados no exterior, inclusive aqueles apostilados antes da entrada em vigor do Tratado no Brasil.

Quais são os efeitos da Apostila?

A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura(reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. A Apostila não certifica o conteúdo do documento, nem deve ser utilizada para reconhecimento dentro do país em que foi emitida.

Quando necessito de uma Apostila?

A Apostila deverá ser providenciada quando você precisar apresentar algum documento em outro país que não seja aquele no qual foi emitido. Por exemplo, um documento brasileiro a ser apresentado na Espanha, ou um documento espanhol a ser utilizado no Brasil. Nesses casos, a emissão da Apostila garantirá o reconhecimento da autenticidade da assinatura do agente público competente dotado de fé pública ou do notário que tenha reconhecido a firma do documento no país onde foi emitido. Lembrando que ambos os países, de origem e de destino, devem ser signatários da Convenção da Apostila e que o documento em questão deve ser considerado público, no país em que foi emitido.

A Apostila nunca poderá ser utilizada para reconhecimento de documento no país em que foi emitido. É um certificado que se refere, exclusivamente, para o uso desses documentos no exterior.

Para saber se um país é signatário da Convenção da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/convencao-da-apostila-da-haia/2016-06-27-21-04-57.

O que é a Apostila?

A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é colocado em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.Para conhecer a aparência da Apostila, acesse: http://www.cnj.jus.br/files/conteudo/arquivo/2016/08/5c1fe8783a7b56ef30a0d3cfa696d536.pdf

O que é a Convenção da Haia?

A Convenção da Haia de 05 de outubro de 1961, sobre a Eliminação da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (também conhecida como Convenção da Apostila) é um Tratado Internacional que visa simplificar o processo de autenticação de documentos a serem usados no exterior. Foi promulgada no Brasil pelo Decreto 8.666/2016. A partir de sua entrada em vigor, em 16 de agosto de 2016, ao invés de percorrer toda uma cadeia de legalização, os cidadãos dos países signatários devem recorrer a um único procedimento, que consiste na emissão da Apostila.

Para saber mais sobre a Convenção da Haia, acesse: https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/specialised-sections/apostille.

 

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