AUTENTICAÇÃO DE CÓPIAS DE DOCUMENTOS

 

A autenticação consiste na certificação pelo tabelião/oficial de registro civil, ou por preposto autorizado, de que determinada cópia tem o mesmo teor do documento original, conclusão esta obtida após minuciosa conferência. Assim, o ato de autenticação de cópia se perfaz em duas etapas indispensáveis, quais sejam: a) apresentação do documento original; e b) efetiva conferência.

Apenas os documentos originais ou originários (cópias reprográficas autenticadas por autoridade administrativa, em razão de seu ofício, e do foro judicial) podem ser reproduzidos e terem suas cópias autenticadas.

No que atine ao ato de conferência, o tabelião/oficial de registro civil deverá verificar os aspectos extrínsecos do documento. Assim, averiguará se não há rasuras, emendas, supressão de linhas ou palavras, borrões, espaços em branco ou qualquer outro sinal que possa indicar falsificação. Além disso, deverá se ater aos aspectos intrínsecos do documento, obstando a autenticação caso seu conteúdo viole algum preceito legal.

Via de regra, a reprodução do documento se dá na própria serventia à vista do original apresentado pelo usuário, o que garante maior segurança ao ato. Nos documentos em que houver mais de uma reprodução, a cada uma corresponderá um instrumento de autenticação, exceção feita aos documentos de identificação pessoal (RG, CPF e título de eleitor) nos quais será aposto um único instrumento de autenticação para a reprodução do anverso e do verso.

As Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo são expressas, embora não exaurientes, quanto a algumas vedações em relação a autenticação de cópias de documentos.

Nesse sentido, é proibido:

1. autenticação de cópia de documento à vista de outra cópia do mesmo documento, ainda que autenticada, seja ele público ou particular;
2. autenticação em documentos já autenticados por juízos ou tribunais.
3. autenticação de documentos transmitidos por fac-símile, exceto os que contenham assinatura indelével inserida após a recepção do documento;
4. autenticação de parte ou partes de documentos cuja compreensão de seu conteúdo dependa de sua leitura integral;
5. autenticação de documentos escritos a lápis ou outro meio de impressão delével;
6. autenticação de documentos alterados com tinta corretiva, quando a correção implique substancial alteração do conteúdo do documento (nome completo, datas, valores, etc.);
7. autenticação de mensagens eletrônicas (e-mails).

 

Por outro lado, as mesmas Normas trazem alguns exemplos de documentos cujas reproduções são passíveis de autenticação, a saber:

1. extratos bancários, inclusive os emitidos por impressão térmica;
2. parte ou partes de um documento quando seu conteúdo for relevante e possa produzir efeitos jurídicos isoladamente, hipótese em que o tabelião/oficial de registro civil deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento” (Ex: carteira de trabalho, passaporte, etc);
3. parte ou partes de um processo judicial, formal de partilha, carta de arrematação, carta de adjudicação, dentre outros, quando contenha a rubrica do supervisor ou do coordenador de serviço, caso em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento judicial”;
4. certidões expedidas por órgãos administrativos que contenham cópias autenticadas por estes.

 

Situações Peculiares:

1. Parte de jornal ou outro impresso similar: é permitida a autenticação devendo conter a data e nome da publicação;
2. Documentos reconstituídos: podem ter suas cópias autenticadas desde que consignado as circunstâncias.
3. Documento redigido em língua estrangeira adotado caractere comum: é possível a autenticação, no todo ou em parte.
4. Documento redigido em língua estrangeira adotado outros caracteres (ex. japonês, árabe, etc.): é possível a autenticação, desde que as fotocópias desses documentos sejam extraídas na própria Serventia após verificação da inexistência de emendas, rasuras ou sinais de fraude.
5. Cédulas monetárias: é possível a autenticação de cédulas monetárias. Recomenda-se, neste caso, que a cópia seja ampliada ou reduzida, evitando que a fotocópia tenha o tamanho natural do seu original, bem como a aposição de carimbo padronizado com a expressão “Sem valor monetário”.
6. Cópias autenticadas de contratos sociais que tenham sido registradas no Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou Juntas Comerciais: quando estas cópias autenticadas são levadas a registro, estas convertem-se em documento originário, donde se poderão extrair novas cópias autenticadas. Porém, nestes casos, deve-se consultar se o registro é posterior à data da autenticação.
7. Boletim de Ocorrência, Laudos ou Certidão de Contrato Social sob a forma de fotocópias autenticadas pelos próprios órgãos expedidores (Polícias, Instituto Médico Legal e Junta Comercial): poderão ser autenticadas mediante prévia análise dos documentos, vez que constituem documentos originários.
8. Diplomas e certificados que as assinaturas sejam digitalizadas: poderão ser autenticadas mediante prévia análise dos documentos, não se sujeitando a mera conferência.
9. Nota Fiscal, traslado datilografado, documentos obtido via impressora, sendo estes em forma de carbono: o fato de um documento estar na forma de carbono não o descaracteriza em relação ao seu original, podendo extrair fotocópia autenticada.
10. Cópia de guia do FGTS, PIS com autenticação do banco ou órgão de fiscalização (repartições públicas, etc.): é possível a autenticação da fotocópia de cópias de guias de recolhimento de tributo ou contribuição, pois esses documentos são probantes quando o órgão recebedor autentica o seu recolhimento. Desse modo, passa a ser documento autêntico não importando o suporte físico (impressão laser ou fotocópia).
11. Guias de boleto extraídas de papel térmico (fax) devidamente autenticado pelo banco: esse tipo de papel perde a qualidade com o decorrer do tempo e exposto à luz e ao calor constará somente a autenticação do Banco. No entanto, é passível de autenticação notarial em razão da autenticação bancária.
12. Documento com espaços por preencher e assinados (ex.: transferência de veículos, abertura de contas bancárias, notas promissórias, etc.): é permitida a autenticação, com aposição de carimbo com a expressão “espaço não preenchido”.
13. Documentos ampliados ou reduzidos: é permitida a autenticação de fotocópias reduzidas ou ampliadas, nas quais deverão ser mencionadas tais circunstancias com carimbo padronizado.
14. Documento com validade restrita originária: ad cautelam, o tabelião não deve autenticar cópia de documento que contenha a menção: “válido somente no original”, dentre outras expressões semelhantes. Isso porque o documento tem restrição originária, expedido para a segurança do tráfego jurídico. Porém, se o usuário insistir, é possível à autenticação.
15.  Autenticação de documentos atípicos (p.ex. rascunhos, envelope com escrito, ticket, bilhetes, canhoto de cheque, informações bancárias, etc.): é possível autenticar cópias de rascunhos, envelope com escrito, ticket, bilhetes, canhoto de cheque, informações bancárias, informativos de tele-terminais e outros impressos informais de equipamentos eletrônicos.
16. Autenticação somente do anverso de documento de uso geral (p.ex: comprovação de endereço, documentos em que o verso é apenas explicativo ou que possua apenas informações comerciais): Em regra todo documento deve ser autenticado na forma que se encontra o seu original. Porém, como toda regra tem a sua exceção, esses documentos podem ser autenticados, desde que conste ao lado da autenticação o carimbo com a expressão “Anverso do original”.
17. O documento proveniente e expedido por órgão do Estado (Imprensa Oficial), hospedados em endereço próprio e conferida a autenticidade e os requisitos da assinatura digital aposta no documento em meio digital é probante em relação a sua natureza, podendo sua impressão ser autenticada. Nota: O cotejo e a impressão devem ser feitos por meio de computador próprio do tabelião ou tabelionato.

 

 

Nestes casos, o tabelião/oficial de registro civil deve analisar o documento e estar convicto de que o mesmo não necessita da parte integrante para a sua compreensão.

Por fim, vale destacar que a cópia fotográfica de documento, conferida por tabelião/oficial de registro civil, valerá como prova de declaração da vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original (art. 223 do Código Civil). A impugnação refere-se apenas ao aspecto formal, não ao conteúdo. Assim, se o documento não contiver declaração de vontade, a autenticação fará prova plena.

 

  Fonte de consulta: RODRIGUES. Felipe Leonardo. FERREIRA. Paulo Roberto Gaiger.

Tabelionato de Notas. Coleção Cartórios. 2014. 1ª Ed. Saraiva.